A emergência na mudança do perfil coerente da competência está fundamentalmente focada na mudança de comportamento das pessoas em relação ao trabalho e a empresa. Hoje, o perfil da profissional de Auxiliar de Escritório passa por uma complexa adequação frente ao novo papel, que o mercado exige mais responsabilidades, permitindo-os atuarem em parceria com o executivo, diminuindo sua carga de trabalho e auxiliando-o na tomada de decisão.
A grande repercussão do conceito de competência deve-se, em parte, ao rápido desenvolvimento tecnológico pelo qual passa a sociedade e às mudanças. Assim, conhecer a filosofia, a cultura e o clima organizacional faz-se necessário ao profissional que almeja engajar na profissão e na empresa. Para tanto, é preciso também que o mesmo seja preferencialmente com formação eclética, o que de certa forma eticamente, evita dualidades comportamentais, comunicando-se de forma rápida e eficaz, estando sempre atento aos cursos de atualização existentes no mercado e fundamentalmente que invista no autoconhecimento.
Esse perfil pode auxiliar demasiada a capacidade de se adaptar às mudanças, além de adquirir noções de administração, planejamento, comunicação, psicologia, marketing, finanças, especialista nos conhecimentos da área.
Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das Técnicas Secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Enquanto as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas e o profissional de Auxiliar de Escritório, passou de mero executor a gerenciador de processos.
A terminologia “Técnicas Secretariais” está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais. Para entender a dimensão de atuação e sua importância para a organização, eis algumas técnicas:
• Organização do Trabalho: que integra desde a organização do ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos; identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver atividades administrativas, como agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.
• Comunicação e Expressão: consiste na intermediação de todos os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio verbal ou não verbal, por meio das mídias: impressa, digital ou virtual. Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a identificação do seu fluxo.
• Apoio Logístico: que implica na harmonização dos processos e ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do executivo e equipe.
• Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação: pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais.
Apesar de a tecnologia da informação ter facilitado às tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de Auxiliar de Escritório que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade.
• Psicologia das Relações Interpessoais: consiste na administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.
